不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的客戶參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。明陽天下會議服務(wù)公司告訴我們通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認通知等3個程序。
      信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品——包括邀請信函、組織文件、會議通知、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時間、地點、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
      回執(zhí)——對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計，在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息：明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等、確認回執(zhí)有效——通常以會務(wù)費用是否交納為標志，接下來需要做的就是資源分配：主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出。
      回執(zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可。回執(zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等。
      如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知——如果會務(wù)費用確認或者有其他方式可以確認，可以發(fā)出確認通知。同時發(fā)出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。 
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