1.會場布置:
      明陽天下會議服務(wù)團隊針對不同的會議性質(zhì)及與會人數(shù)的多少確定會場布置以何種性質(zhì)展現(xiàn)。布置形式有：課桌式、劇院式、“u”字型、“t”字型等。
      2.茶水布置:
      工作人員會為與會人員準備好茶水，檢查工作臺里的茶包、水壺、開水是否充足?？腿巳胱螅皶r為客人倒一杯茶，俗稱“迎客茶”。一般每隔15-20分鐘添加一次茶水。
      3.音樂布置:
      音響控制人員提前半小時到達音響室做好準備，播放背景音樂。根據(jù)會議流程及會議內(nèi)容，在需要的時候播放音樂背景。
      4.器材管理:
      工作人員會在會前半個小時開啟會議有關(guān)區(qū)域的照明設(shè)備、空調(diào)、音響、話筒、攝影儀等，保證設(shè)備的正常使用。
      5.安全管理:
      確保會議場所的防火檢查，會前檢查安全出口是否通暢，安全疏散指示標志、應(yīng)急照明是否完好；消防設(shè)施、器材和消防安全標志是否在位、完整；檢查所有器材是否安全用電；做好與會人員登記，避免可能發(fā)生的危險狀況發(fā)生；并保證會議過程中有專職安全人員全程跟進。
      6.應(yīng)急管理:
      根據(jù)會議性質(zhì)，針對會議過程中的突發(fā)狀況，制定會議應(yīng)急預(yù)案。在不影響會議質(zhì)量和會議效果的情況下，確保會議的順利進行。
      7調(diào)試好相關(guān)設(shè)備，如音響、投影儀、視頻、麥克風(fēng)等，并確保其正常使用，根據(jù)情況提前打開空調(diào)，調(diào)整好室溫，開燈。 
      8準備并擺放好會議需要物品。如（會議桌、會議椅、茶水、茶葉、臺簽等）. 
      9茶水用具：茶具統(tǒng)一干凈、無破損，按會議人數(shù)配放，并準備好備用杯子：水具準備充分，加好開水；茶葉準備充足，會前水杯放好茶葉擺放到位（要求：杯子擺放在客人右上角約50公分位置，杯柄與桌面約成45度，同排杯子成一條直線）
      10根據(jù)會務(wù)組的具體要求，將水果、鮮花、臺簽、文具用品等擺放在指定位置，要求排放整齊劃一。（除特別要求，臺簽擺放在客人正前方桌子中間位置，水果、濕巾、紙抽應(yīng)擺放在兩位客人中間，以方便兩人使用；鮮花擺放在臺、發(fā)言席或會議桌中間位置。）以上各項準備工作應(yīng)在會前30分鐘準備完畢。
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